G Suite – co umí a jak vám pomůže v podnikání

Polovina uživatelů G Suite se domnívá, že data není třeba zálohovat. Jak jste na tom vy? Umíte se starat o informace, o které rozhodně nechcete přijít? A víte, že si v Gmailu můžete vytvořit šablonu zprávy? Na osvědčené fígle i nejnovější vychytávky jsme se zeptali Radka Pohnána, konzultanta a specialisty na G Suite.

Co je to G Suite a k čemu se hodí?

Jde o chytrý balíček aplikací, který vám vyřeší základní IT potřeby, ať už jste podnikatel, společnost nebo jednotlivec. Můžete v něm posílat e-maily, plánovat události v kalendáři, uchovávat kontakty, vytvářet a ukládat dokumenty, prezentace a poznámky, vést videohovory a spoustu dalších věcí. To všechno bez nutnosti instalace nebo aktualizací.

Vašimi kurzy používání G Suitu prošlo několik stovek účastníků. V čem uživatelé nejvíc tápou?

Kupodivu skoro vždycky začínáme na naprostých základech a rozdílu mezi placenou a neplacenou verzí G Suite.

V čem spočívá ten hlavní rozdíl mezi placenou a neplacenou verzí?

V placené verzi G Suite jsou podle smluvních podmínek data vaše a účet máte propojený s doménovým jménem. S placeným G Suite účtem máte možnost využít podporu. Pokud máte free účet špatně nastavený, neexistuje cesta, jak můžete zapomenuté heslo získat zpět. Asi největší výhoda placené verze pro zaměstnavatele je, že máte pod kontrolou zaměstnanecká data. Máte možnost budovat dlouhodobě fungující systém.

Pokud máte free Google účet špatně nastavený, neexistuje cesta, jak zapomenuté heslo získat zpět.

V čem G Suite může nejvíc pomoct začínajícím podnikatelům a podnikatelkám?

Nejvíc v tom, že nemusí nic instalovat. Za nízký a přesně stanovený měsíční paušál získají vše pro běžnou kancelářskou agendu.

Bezpečnost – je cloud nedobytný?

Proč je cloud bezpečnější než skladování dat na pevném disku?

V obecné rovině tvrdím, že cloudová řešení jsou o poznání lépe zabezpečená, v porovnání s tím, co si může dovolit jednotlivec, malý, střední nebo i velký subjekt. Cloudové technologie se vyznačují vysokou dostupností dat. V tomto ohledu nemůže běžný uživatel s daty uloženými na pevném disku cloudovým řešením konkurovat.

Co znamená, že jsou data vysoce dostupná?

Google dle podmínek smlouvy garantuje 99,9 % dostupnost služeb což znamená výpadek služby pod 8,7 hodin ročně. Google rozkládá data mezi různá datacentra, aby předešel výpadku konkrétní lokality.

Co když mám na Google disku uložená data klientů. Jak jsou zajištěná proti zneužití?

Data na Google disku jsou šifrovaná. Navíc jsou jednotlivé soubory rozdělené na menší části, které se distribuují na víc datacenter. Přenos mezi Google diskem a vaším koncovým bodem – počítačem – je opět šifrovaný.

Sebelépe zabezpečené řešení je neúčinné, když porušíte základní bezpečnostní zásady.

A co když se soubory nebo s Gmailem pracuji na veřejné wi-fi? Může se k mým datům někdo dostat?

Služby G Suite používají zabezpečený, šifrovaný kanál. Tohle řešení můžete doplnit o VPN vrstvu (Virtual Private Network), kterou si vytváříte nad veřejnou WiFi sítí. Největší slabinou většinou bývá nevhodné “chování” uživatele. Sebelépe zabezpečené řešení je neúčinné, když porušíte základní bezpečnostní zásady.

Jaké zásady to jsou?

Je třeba používat silná hesla a ta si chránit proti zneužití. Mít v počítači antivirový program, aktuální verze operačních systémů a programů. Nestahovat aplikace z nedůvěryhodných nebo neoficiálních zdrojů. A neklikat na jakoukoli přílohu nebo odkaz.

Co v praxi znamená, že je G suite takzvaně “GDPR compliant”?

Znamená to, že Google v G Suite v technické rovině splňuje nebo i překračuje veškeré požadavky z hlediska nařízení o ochraně osobních údajů.

Zálohování – je vůbec potřeba?

Musím zálohovat data, i když je mám uložená v cloudu?

Já jsem rozhodně pro zálohování. Pro někoho může být variantou jen manuální záloha dat v nějakém vhodném intervalu, pro někoho nutnost minimálně denní zálohy.

Co všechno je potřeba zálohovat?

Minimálně data, o které nechcete nikdy a za žádných okolností přijít.

Jak často doporučujete zálohovat?

U svého účtu volím automatickou denní zálohu a po pravdě jsem ji i párkrát použil. Nicméně platí, že nestačí jen zálohovat. Pokud máte zálohu, je potřeba umět také data obnovit. Proto je dobré pravidelně – i cvičně – obnovu dat provádět.

Pokud máte zálohu, je potřeba umět také data obnovit.

Jak se to dělá?

Každý uživatel G Suite balíčku, ale i free verze účtu gmail.com, má možnost provést manuální zálohu dat pomocí služby Google Takeout, a to bez dodatečných nákladů. Na mých stránkách najdete návod na zálohování dat ze služby Google Keep. Podobný princip můžete použít pro jakoukoli jinou Google službu. Pro automatické zálohy existují služby třetích stran. Technicky fungují podobně, tady spíš doporučuji zaměřit se na otázky důvěryhodnosti daného subjektu. V rámci automatického zálohování udělujete třetí straně veliká privilegia.

Podle čeho bych si měla nástroj na automatické zálohování vybírat?

Za mně to je důvěryhodnost, spolehlivost, snadnost obnovy a cena služby.

Gmail toho umí víc, než si myslíte

Jak mám postupovat, když chci mít Gmail na vlastní doméně?

Nejsnazší postup je přes takzvaného G Suite partnera, který vám všechno nastaví podle vašich potřeb. Je pravda, že uživatelé si mohou G Suite a Gmail na vlastní doméně nastavit sami, ale z praxe vím, že ne všechno pak mají nastavené tak, jak má být. Úprava nastavení pak může být cenově náročnější, než kdyby uživatel rovnou zazvonil.

V čem lidé nejčastěji chybují?

Nemají vhodnou licenci nebo nevyužívají všech výhod G Suite. Nepoužívají například aliasy nebo skupinové e-maily, nemají správně nastavenou organizaci dat na Google disku a další důležité věci jako třeba SPF a DKIM záznamy.

Můžu mít jeden G Suite účet pro dvě domény? Je nějaký rozdíl v ceně předplatného?

Můžete a s výhodou jej využijete. Za přidání dalších domén do prostředí G Suite navíc nic neplatíte. Stejně tak můžete přidávat libovolné množství aliasů (dalších emailových adres) k již vytvořeným poštovním schránkám.

Co když pro e-maily používám poštovního klienta, například Outlook? Jak můžu přejít na G Suite?

Tady musíte vyřešit spíš to, jaká poštovní služba běží “pod” vaším poštovním klientem. Například data z klienta Outlook přetáhnete díky migračním nástrojům, které Google poskytuje pro uživatele placené verze G Suite. Stejně tak máte možnost provést migraci z jakéhokoliv poštovního serveru, který používá “IMAP” protokol. Většina zákazníků volí migraci e-mailů jako součást zadání přechodu ke G Suite. Jednomu klientovi jsem takto migroval 140 000 emailů…

Které funkce v Gmailu vám připadají nejvychytanější?

Možnost používat G Suite kdekoli a na jakémkoli zařízení, aniž bych se musel starat o nastavení, aktualizaci a synchronizaci dat. A naprosto zásadní je skvělé vyhledávání.

Kde všude a co všechno můžu v G Suite vyhledávat?

Základem je skvělé vyhledávání e-mailů v Gmailu nebo dat na Google disku. Testuji v beta verzi i vlastní kategorie (metadata), která mohou neskutečně pomoci uživatelům týmových disků. Vyhledávat můžete v kalendáři, kontaktech ale i dalších službách G Suite balíčku. Pokud máte předplatné G Suite Business, pak ideální službou je Google Cloud Search, která centralizuje možnosti vyhledání do jednoho místa.

Kalendář, který pípá

V čem je Google kalendář lepší než papírový diář?

Neřekl bych, že je lepší nebo horší. Pokud má někdo fungující systém v papírovém diáři, nikdy nebudu tvrdit, že je to zpátečník. Důležité je, aby byl systém funkční. Mně se líbí provázanost s ostatními aplikacemi v balíčku G Suite a možnost sdílení událostí. Pomocí Google kalendáře jsem převedl svůj krásný chaos do určitého řádu.

Pomocí Google kalendáře jsem převedl svůj krásný chaos do určitého řádu.

Dají se do něj naimportovat i kalendáře z jiných aplikací?

Ano, i když záleží, v jakém formátu máte připravená data. Případně se dají jiné kalendáře také napojit do Google kalendáře.

O jaké kalendáře se jedná?

Kalendáře ve formátu iCalendar.

Google Drive: konec papírování

V čem vidíte největší přínos Google G Suite pro podnikatele a freelancery?

Data máte stále s sebou, ať v mobilu, tabletu nebo notebooku. Největší výhodu však vidím v podpoře vzájemné spolupráce a komunikace.

V čem naopak pokulhávají za Microsoft Office?

Vnímám méně přehledné zobrazení např. konverzací v Gmailu. Přál bych si mít dotaženější kontakty, včetně “plného” sdílení. Na druhou stranu, Google představil novinku v podobě přímé editace “Office” formátů, včetně všech vymožeností jako je spolupráce více uživatelů.

K čemu se hodí funkce Priorita na Google Drivu? Jak se používá?

To jste přesně trefila jednu z novinek Google disku. Google tvrdí, že díky funkci Priorita ušetříte až 50 procent času při vyhledávání dokumentů. Podle studie měsíčně pracujeme zhruba s dvaceti soubory. A tyto soubory vám umělá inteligence bude automaticky nabízet jako prioritní soubory. Druhou možností je vytvoření pracovních prostorů, do kterých si můžete vámi vybrané dokumenty přidat. Na základě vybrané sady dokumentů vám pak může Google doporučit další relevantní dokumenty.

Díky funkci Priorita ušetříte až 50 % času při vyhledávání dokumentů na Google disku

V čem se tahle funkce liší od funkce S hvězdičkou?

Hvězdička byla možností, jak si právě ony potřebné dokumenty nebo složky “vypíchnout”. Na školení říkám “přišpendlit na nástěnku”. Smysl to má pouze tehdy, pokud počet ohvězdičkovaných dokumentů udržujete přiměřeně malý. S nástupem novinky Priorita odhaduji, že použití hvězdičky nebude až tak atraktivní.

A co Týmový disk? K čemu je dobrý?

Je to novější služba než Google disk. Je třeba zmínit, že je k dispozici od předplatného G Suite Business a výše a přináší trošku jiný pohled na organizaci dat. Pracuje například s rolí “Přispěvatel”. Takový uživatel může přidávat soubory nebo adresáře, ale už je nemůže z týmového disku vymazat. Super, ne?

Nejlepší fígle, G Suite pro neziskovky

Který fígl pro G Suite účastníci vašich kurzů nejvíc oceňují?

Myslím si, že neexistuje jeden maxi fígl, ale spousta drobných vychytávek. Bavíme se například o použití klávesových zkratek.

A ještě nějaké…?

V Gmailu se uživatelům líbí možnost vytváření šablon zpráv. V dokumentech hlasové zadávání. V prezentacích pomocí funkce Explore a obrázku vytvoříte velice rychle vkusnou stránku. S tou samou funkcí v tabulkách vytvoříte graf na jeden klik. V aplikaci Keep to může být zobrazení poznámky, pokud se dostanete na určené místo.

TIP pro pokročilé: Pomocí Google scriptu si můžete vytvářet drobné automatizace. V kalendáři je to možnost výběru místa schůzky, kdy nemusíte psát adresu. Následně v mobilní aplikaci kalendář zobrazí mapu nebo fotografii místa schůzky. A pokud se neorientujete, jednoduše spustíte mapy s navigací.

Má G Suite taky nějaké nevýhody?

Každé řešení má dvě strany mince. Je spousta situací, kde bych G Suite nedoporučil, protože jiné řešení je prostě lepší. Například pokud zákazník řeší jen e-mailovou komunikaci pro své zaměstnance, může být G Suite zbytečně luxusním řešením.

A co G Suite pro neziskovky? Mohou využívat nějakou zvýhodněnou verzi?

Neziskovky, stejně jako školy, mají možnost získat licenci zcela zdarma. Ze své praxe mohu říci, že je dobré nenechávat registraci do programu na poslední chvíli. Někdy bylo získání potřebné licence rychlé, někdy to trvalo i přes měsíc.

copywriterka a content manažerka pro DOMENA.cz

Napište komentář:

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

1 × two =